Espace de travail collaboratif : C’est quoi et quels sont les critères clés ?
Imaginez un lieu où la créativité et l’innovation sont alimentées, où chaque membre de l’équipe se sent valorisé et inspiré, et où les idées circulent librement. C’est le potentiel d’un espace de travail collaboratif.
En créant un environnement qui favorise la collaboration et l’échange d’idées, vous pouvez transformer non seulement votre espace de travail, mais aussi la dynamique de votre équipe et la trajectoire de votre entreprise.
Dans ce guide, nous allons explorer comment créer un espace de travail collaboratif en sept étapes, en mettant l’accent sur la compréhension des besoins de votre équipe, la conception d’un espace flexible et attrayant, et la création d’une culture qui favorise la collaboration.
Prêt à transformer votre espace de travail ? Commençons.
Un espace collaboratif est un environnement spécialement conçu pour favoriser le travail en équipe, les interactions et les échanges entre les individus au sein d’une organisation. Il s’agit d’un lieu où les collaborateurs peuvent échanger avec fluidité et travailler ensemble, quel que soit leur rôle dans l’entreprise. C’est un espace privilégié où les équipes peuvent améliorer leur cohésion et augmenter leur productivité.
L’espace doit respecter certains critères pour être efficace et répondre aux besoins de l’équipe :
L’acoustique : L’espace doit pouvoir être facilement reconfigurer pour accueillir différents types de travail avec une bonne isolation de bruits externes et internes.
La proximité : L’espace doit être facilement accessible par les collaborateurs. Il faut organiser l’espace pour faciliter les échanges entre les équipes qui ont des projets communs.
Le confort : Cela comprend l’éclairage, le chauffage, la climatisation, l’ameublement ergonomique, la disposition des appareils numériques et autres outils de travail communs1.
La privacité : Bien que cet espace partagé promeuve les échanges, il doit aussi offrir des espaces propices à l’intimité, tant pour la réalisation de certains projets que pour certaines activités.
Comprendre les besoins de votre équipe :
L’évaluation des besoins de votre équipe pour un espace de travail collaboratif implique de recueillir des informations à partir de diverses sources, y compris des enquêtes, des entretiens, des observations, des ateliers de brainstorming et des analyses de tendances.
Il est important de prendre en compte les besoins et les préférences de chaque membre de l’équipe pour créer un espace qui vous permettra d’aménager un espace collaboratif qui contribue à l’atteinte de vos objectifs, tout en favorisant le bien-être et la productivité des équipes.
Choisir un emplacement approprié et Concevoir l’espace :
L’emplacement de votre espace de travail collaboratif est crucial. Il doit être facilement accessible à tous les membres de l’équipe et disposer d’un espace suffisant pour accueillir tout le monde confortablement.
Pensez à la disposition de l’espace. Il doit être flexible pour s’adapter à différents types de travail et de collaboration. Pensez à inclure des zones pour le travail en équipe, des espaces pour les réunions informelles et des zones calmes pour le travail individuel.
Équiper l’espace :
Votre mobilier doit être modulable : un même espace doit pouvoir être aménagé de multiples façons au cours de la journée pour répondre aux besoins des événements d’équipe et d’entreprise.
Mobilier modulable : Préférez les meubles (tables, chaises, tabourets) à roulettes et réglables. En quelques minutes, vous pourrez réaménager votre espace comme vous le souhaitez sans forcer.
Tables de conférence : Pour les tables de conférence fonctionnelles et ergonomiques, la largeur minimale par employé est de 80 cm et la hauteur est de 70 à 75 cm. Si l’espace est plus petit, choisissez une table carrée ou ronde. Pour les grands espaces, les tables rectangulaires sont préférables. Pensez également à utiliser une table haute pour les réunions debout.
Bureaux : choisissez parmi des bureaux partagés ergonomiques et non attribués (bureaux flexibles). Ils encouragent la collaboration, optimisent l’espace, offrent une plus grande flexibilité et réduisent les coûts d’approvisionnement.
Mobilier de salon : comprenant des canapés, des fauteuils, des poufs et des tables basses pour offrir aux équipes un endroit où se détendre et se ressourcer pendant les réunions ou les journées de travail intenses.
Cabines insonorisées : Ces espaces individuels permettent aux collaborateurs de passer des appels téléphoniques, des vidéoconférences ou de travailler en toute intimité sans déranger les collègues travaillant à proximité. Certaines cabines peuvent accueillir jusqu’à 4 personnes.
Chaise ergonomique : Choisissez une chaise confortable et réglable avec appui-tête, support lombaire, hauteur réglable, etc. Ils garantissent que les employés sont à l’aise lors de longues réunions ou séances de travail. De plus, ils favorisent une posture saine et réduisent le risque de TMS.
Créer une culture de collaboration :
Encouragez une culture de collaboration au sein de votre équipe. Cela peut impliquer de promouvoir le partage d’idées, la résolution de problèmes en équipe et le respect des contributions de chacun.
Former votre équipe :
Assurez-vous que votre équipe sait comment utiliser efficacement l’espace de travail collaboratif et les outils disponibles. Cela peut nécessiter une formation ou des ateliers.
Évaluer et ajuster :
Enfin, évaluez régulièrement l’efficacité de votre espace de travail collaboratif et faites des ajustements au besoin. Recueillez les commentaires de votre équipe et soyez prêt à apporter des modifications pour améliorer l’espace.